Comment organiser une tournée de presse 101

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Inviter un journaliste ou un blogueur pour promouvoir une destination ou un produit touristique est maintenant une pratique marketing assez répandue.  Kéroul, l’organisme développant le tourisme et la culture pour les personnes à capacité physique restreinte au Québec, m’a chargé d’organiser une tournée de presse de quatre jours pour Audrey Barbaud, la blogueuse française en fauteuil roulant motorisé de Roulettes et sac à dos. Je vous présente donc un petit guide sans prétention sur l’organisation d’un tel projet !

Au Québec, le processus à suivre pour mettre sur pied un voyage de presse est composé de plusieurs étapes. Ce n’est rien de très complexe, mais il est facile de sous-estimer le temps requis pour la totalité du projet. Il est à noter que le processus changera dès l’année prochaine à cause de l’arrivée de l’Alliance de l’industrie touristique du Québec qui prendra en charge une grande part du marketing touristique de la province, mais il me semblait tout de même pertinent de vous partager mon expérience puisque la majorité de mes observations resteront valides à long terme !

Sans plus tarder, voici les neuf étapes de l’organisation d’une tournée de presse au Québec :

Étape 1 : Déterminer quel journaliste ou blogueur mettra le plus en valeur votre destination ou produit touristique. Plusieurs ont tendance à courir après les grands noms des grands journaux. Ce n’est pas nécessairement une mauvaise approche, mais ce n’est pas la seule approche : parfois, il vaut mieux trouver quelqu’un qui ait exactement le même public cible que son entreprise, puisque celui-ci se sentira davantage interpelé par le contenu du professionnel.

Étape 2 : Contacter le journaliste ou le blogueur. Avant de contacter des partenaires pour le projet, il vous faut absolument être certain que la personne choisie est intéressée et disponible. N’hésitez pas non plus à lui demander ses intérêts en terme de voyage, le type d’hébergement qu’elle préfère, le type d’activité qui la fait rêver, etc. ! Il n’en sera que plus facile d’organiser un trajet à son image par la suite. Dans la même foulée, je vous conseille de discuter un peu de la couverture médiatique qui sera attendue de cette personne : nombre d’articles, type de publications, médias sociaux, prise de photos, etc. Il faut simplement être certain qu’il n’y aura pas de mauvaise surprise une fois sur place.

À cette étape, une autre décision importante à prendre est celle relative à l’accompagnement. Laisserez-vous le journaliste ou le blogueur partir seul ou souhaitez-vous l’accompagner pour tout son séjour, ou simplement une partie de celui-ci ? Pour un séjour sur un petit territoire, laisser toute son autonomie au professionnel est certainement la façon la plus efficace de procéder. De plus, ça diminue beaucoup les couts d’hébergements et de repas. Pour les plus longs séjours couvrant de larges territoires, l’accompagnement a le bénéfice de diminuer le stress du professionnel. En effet, il n’aura pas à conduire, il pourra utiliser son temps en voiture pour travailler s’il le souhaite, il n’aura pas à s’assurer d’être à l’heure, et il n’aura pas de téléphone à faire si jamais il n’est pas à l’heure… ça lui enlèvera bien des soucis, mais aussi bien de l’autonomie, par contre.

Étape 3 : Déterminer les grandes lignes de l’itinéraire. Avec les informations recueillies auprès du journaliste ou blogueur, il vous sera possible de choisir les régions qui seront visitées, le nombre de jours, les dates de voyage, les attraits incontournables… Il est toutefois inutile d’aller dans les détails sans avoir parlé aux futurs partenaires.

Étape 4 : Approcher Tourisme Québec avec le projet. Pour les grands projets nécessitant du transport aérien, l’appui de Tourisme Québec (TQ) est souvent nécessaire. Vous aurez à faire remplir une fiche à votre blogueur ou journaliste contenant ses informations personnelles et professionnelles pour valider la vitrine qu’il offrira en échange d’une telle commandite. Au-delà de l’apport financier, son appui vous amènera aussi la crédibilité nécessaire pour faire affaire avec les diverses Associations Touristiques Régionales (ATR). C’est cette étape qui risque le plus d’être modifiée l’an prochain avec l’Alliance qui prendra le relais.

Étape 5 : Contacter les différentes ATR. Une fois que TQ vous aura recommandé par courriel, les représentants des ATR seront tout ouïs ! Vous n’aurez qu’à leur présenter vos idées et leur demander leurs suggestions. La plupart vous offriront de participer activement à la planification. Chaque représentant apporte un type d’appui différent : réservations d’attraits, tour de ville guidé, repas, transport, etc. ! Il y a autant d’options que d’ATR.

Étape 6 : Contacter directement quelques lieux d’hébergement. Certaines ATR vont vous appuyer pour ces démarches, mais pas toutes. De plus, selon les dates de voyage, il est parfois plus sûr de réserver rapidement. En appelant pour réserver, n’hésitez pas à mentionner que c’est pour une tournée de presse. On vous proposera peut-être rien, mais peut-être un tarif média ou même une gratuité !

Étape 7 : Finaliser l’itinéraire. Une fois que vous connaissez tout ce que les ATR peuvent vous offrir, vous devez finaliser l’horaire pour que chaque étape du séjour s’enclenche facilement. Quelques conseils :

  • Google Maps est un peu trop optimiste en général… Pour les longs trajets, ajoutez une quinzaine de minutes à ses prédictions.
  • Ne chargez pas trop l’horaire… Il vaut mieux en voir moins, mais apprécier davantage l’expérience ! En plus, ça laisse une marge de temps pour les imprévus.
  • Pour une couverture live sur les médias sociaux, prévoyez des blocs de temps dans l’itinéraire avec l’accès au Wi-Fi. Pas juste le soir à l’hôtel, en cognant des clous à la fin de la journée !

Étape 8 : Partir à l’aventure ! Si vous avez choisi d’accompagner le journaliste ou blogueur, faites-vous confiance, amusez-vous, appréciez les imprévus et partagez vos découvertes avec lui ! La partie terrain du projet peut s’avérer épuisante, mais c’est aussi la plus gratifiante.

Étape 9 : Faire les suivis.  Suite au voyage, on aimerait bien pouvoir se dire que c’est terminé, mais ce n’est pas encore le cas ! Il est indispensable de remercier les partenaires, idéalement en leur envoyant quelques photos ou publications Web, tout en leur promettant de leur faire suivre les futurs articles du journaliste ou du blogueur. Après, il ne restera qu’à rester en contact avec le journaliste ou le blogueur, et ce, bien au-delà de la livraison des articles.

Un voyage de presse est une belle façon de faire visiter un produit touristique ou une destination. Ça permet d’obtenir de la visibilité à partir d’une expérience plutôt que simplement d’une entrevue ou d’un communiqué de presse. Comme la clientèle réagit toujours plus face à l’émotion que face aux informations, c’est une stratégie marketing à valoriser. Elle a aussi l’avantage de miser sur l’opinion du journaliste ou du blogueur plutôt que sur une mise en scène publicitaire, ce qui accroit la crédibilité de l’organisation. Une magnifique expérience à faire vivre et à vivre soi-même !

PS : Ces étapes sont celles relatives à un voyage de grande à moyenne envergure organisé par une entreprise ou un organisme autre qu’une ATR. Je vous fais confiance pour les adapter à d’autres contextes !

 

Par Julie-Anne Perrault
Étudiante au B.A.A. en gestion du tourisme et de l’hôtellerie – ESG UQAM
Chargée de communication chez Kéroul
Réalisatrice de Montréal Mobile

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