GTH en action ou comment un magnifique événement peut tout de même avoir un terrible «timing»

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GTH en action logoEn événementiel, une question se pose: quels sont les facteurs déterminant la réussite d'un événement ? La logistique, l'achalandage, le moment, l'esthétique, les communications ? Certainement tous ces éléments… et bien plus! 

Cette session, j'ai participé à l'organisation de GTH en action 2016, le dernier événement de réseautage de l'année universitaire de l'Association étudiante en gestion du tourisme et de l'hôtellerie (AéGTH). L'événement a eu lieu en trois temps dans le Vieux-Montréal: un rallye actif, deux conférences de sommités de l'industrie touristique (François-G. Chevrier de l'Alliance de l'industrie touristique du Québec et Jean-Paul de Lavison de JPdL), puis un cocktail dinatoire pour conclure le tout en beauté.

La journée s'est très bien déroulée: on a su créer un savant mélange de surprise, d'apprentissage, de plaisir et de découverte. Les participants ont apprécié leur journée et plusieurs nous ont même félicité quant à son originalité et ses commanditaires. Toutefois, il y a un bémol: le taux de participation fut très faible. Seuls 7 professionnels et 32 étudiants prirent part à l'événement ! Est-ce qu'on peut vraiment dire que GTH en action fut réussi en tenant compte de son si faible achalandage ? Il est toujours plus plaisant de présenter ses bons coups, mais il est néanmoins nécessaire de réfléchir sur les moins triomphants… C’est ce que j’essaierai d’accomplir en quelques paragraphes.

LE CONTEXTE DE GTH EN ACTION 2016GTH en action 2016

  • Dernier événement de réseautage de l'année, après le Cocktail des Ambassadeurs, l'événement phare de réseautage de l'AéGTH.
  • Journée complète empiétant sur les heures de cours de l'université.
  • Événement un vendredi, ce qui nuit au moins d'élèves possibles… mais plus aux professionnels.
  • La même journée que le Gueuleton touristique de la Chaire de tourisme Transat, un des rendez-vous les plus prisés de l'industrie (conflit d'horaire accidentel, évidemment) !

L'édition de l'an dernier avait eu lieu après la fin de la session universitaire. Le taux de participation s'était avéré un peu plus élevé, mais à peine: plusieurs étudiants quittent Montréal tout de suite après leur dernier examen, que ce soit pour voyager à l'international ou travailler en région. Malgré l'achalandage un peu plus élevé en 2015, tout me laisse croire que l'édition 2016 était tout de même plus réussie globalement, autant en ce qui a trait à sa structure, sa localisation, son service-traiteur, son tarif, sa logistique et son originalité.

Il serait facile de blâmer les communications en soutenant que le piètre achalandage de l'événement repose sur sa mauvaise visibilité. Pourtant, GTH en action 2016 a été partagé sur TourismExpress, puis sur les réseaux sociaux et les infolettres de plusieurs associations touristiques. À titre comparatif, le Cocktail des Ambassadeurs 2016 n'avait aucunement été partagé de la sorte. De plus, la liste d'envoi par courriel est la même pour tous les événements de l'AéGTH.

L'IMPORTANCE DU «TIMING»

Avant de participer à l’organisation de GTH en action, je n’aurais jamais pensé que le « timing» était aussi crucial en planification événementielle. Pourtant, le comité a très tôt remarqué qu’il y avait autant de « pour » que de « contre » pour chaque date proposée. On a dû trancher, faute d’option.

À cause de sa durée de presque huit heures (!), aucune date du calendrier scolaire ne convient à l’événement: on nuit soit aux étudiants qui ont des cours en semaine, soit aux professionnels qui préfèrent les heures de bureau et les débuts de semaine. De plus, GTH en action ayant lieu après le Cocktail des Ambassadeurs, les professionnels sont aussi peu motivés à participer à un second événement étudiant en si peu de temps. Même si on le déplaçait à la session d'automne, la problématique serait la même avec le Matin GTH !

GTH en action 2016

Dans sa forme actuelle, je me dois de conclure que GTH en action n'a pas sa place dans les événements de l'AéGTH, aussi intéressant, innovant et étonnant soit-il. C'est un dur constat, mais s'il y a une chose qu'on devrait apprendre à l'université, c'est bien l'autocritique. L'implication étudiante demande trop d'énergie et d'efforts pour qu'on la gaspille pour une poignée d'étudiants seulement. Il vaudrait mieux canaliser celle du futur comité 2017 vers un événement mieux adapté à la réalité du calendrier universitaire de l'AéGTH ! Certains événements ne peuvent tout simplement pas exister sous une certaine forme dans un certain contexte à cause de banales contraintes d'horaires les empêchant d’épater autant de participants que mérité !


Par Julie-Anne Perrault
Étudiante au B.A.A. en gestion du tourisme et de l’hôtellerie – ESG UQAM
Réalisatrice de Montréal Mobile

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